Jak pisać efektywne maile? Poznaj 4 wskazówki

Jak pisać efektywne maile? 4 kroki
Bez kategorii, BIZNES

Każdego dnia generujemy i otrzymujemy dziesiątki maili. Część z nich odczytujemy, części nawet nie zauważamy, a część od razu trafia do kosza… Dlatego tak ważna jest umiejętność pisania efektywnych maili, która zwiększy Twoją szanse na sukces!

Wysyłając maila zależy nam na jak najszybszej odpowiedzi. Niestety, nie zawsze otrzymujemy informację zwrotną, a jeśli już, to bardzo często zawiera ona jedynie częściowe elementy wiedzy, którą chcemy uzyskać. Co zrobić, aby nie tylko generować, ale również otrzymać efektywne maile od współpracowników i klientów? Przede wszystkim zacząć pisać zwięźle i rzeczowo!

 

Krok 1: Zadbaj o temat
Temat oraz Twoje imię i nazwisko to pierwsze rzeczy, które widzi odbiorca maila. Dlatego tak ważne jest jasne określenie celu i działania, które chcesz spowodować. Pisz jak najkrócej i używaj kluczowych haseł, np. PROŚBA: urlop, albo DZIAŁANIE: dane z raportu. Po pierwsze, Twój odbiorca dzięki temu zna dokładny cel Twojej wiadomości, nie musi się doszukiwać sensu i czytać długiego maila. Po drugie, duże litery wyróżniają się wśród innych tytułów i skutecznie przykuwają wzrok.

 

Krok 2: Stwórz myśl przewodnią
Czy wiesz, że wojskowi zaczynają wszystkie swoje maile od krótkiej myśli przewodniej? To esencja całej wiadomości, która udziela odpowiedzi na 5 podstawowych pytań (kto? co? gdzie? kiedy? dlaczego?). Takie zdanie pomaga się odnaleźć w natłoku informacji i szybko wyciągnąć główną myśl komunikatu.

Przykład:
Myśl przewodnia: Na 2 marca potrzebuję sprawozdania z ostatniego spotkania zespołu
W dalszej części maila możesz oczywiście opisać inne aspekty oraz wątki poboczne tej wiadomości.

 

Krok 3: Pisz zwięźle
Wyobraź sobie, że obok siebie masz dzwoniący telefon, a w międzyczasie delegujesz zadania i wykonujesz papierkową robotę, gdy nagle na Twoją skrzynkę trafia bardzo długi mail. Mimo, że może zawierać naprawdę istotną wiadomość, w natłoku obowiązków możesz kompletnie zgubić jej sens.
Zdania, których używamy w wiadomości mailowej powinny być maksymalnie krótkie (od 60 do 80 znaków w jednym wierszu). Ważne, aby poszczególne akapity były oddzielone pustym wierszem – nada to mailowi czytelności. Jeśli chodzi o długość, na to pytanie nie ma gotowej odpowiedzi. Najważniejsze, żeby mail dokładnie objaśniał daną sprawę, nie zawierając dygresji i wątków pobocznych.

 

Krok 4: Przestrzegaj etykiety biznesowej
Korespondencja biznesowa rządzi się swoimi prawami, których warto przestrzegać. Przede wszystkim dbaj o poprawność gramatyczną i stylistyczną. Błędy ortograficzne nie wyglądają profesjonalnie… CapsLocka użyj jedynie w tytule, frazy pisane dużymi literami traktowane są jak krzyk. Bądź ostrożny ze skrótami – nie każdy wie co oznacza ASAP lub BTW. Nie przesadzaj również z emotikonami, chyba że masz pewność, że Twój odbiorca rozpoznaje ich znaczenie. Pamiętaj, że praktyka czyni mistrza!

Podziel się wpisem!